Eigentümer-Nutzer-Modell im Bezirk realisieren und in Kosten-Leistungsrechnung abbilden

Drs. 1202/VI

Die BVV möge beschließen:

Das Bezirksamt wird ersucht, das nachfolgend erläuterte bezirkliche Eigentümer-Nutzer-Modell umzusetzen. Die notwendigen Voraussetzungen und Eckpunkte sollen mit der Senatsverwaltung für Finanzen abgestimmt werden, um eine dementsprechende Abbildung in der Kosten-und-Leistungsrechnung (= KLR) zu gewährleisten. Hierbei ist die Zustimmung

für die Spreizung der Kostenarten nach den in der Immobilienwirtschaft üblichen Kategorien,

für interne Verrechnungen von Bewirtschaftungskosten und

für die Rücklagenbildung in der baulichen Unterhaltung

von der Senatsverwaltung für Finanzen einzuholen.

Das Modell soll im Rat der Bürgermeister vorgestellt, beraten und beschlossen werden.

Dabei sollen die spezifischen Vorteile einer dezentralen Ressourcenverantwortung (bezüglich der Produktnähe) mit den Vorteilen einer Kompetenz- und Servicebündelung durch die SE Immobilien verbunden werden. Die SE Im übernimmt gegenüber dem Bezirksamt und der Bezirksverordnetenversammlung die volle Verantwortung für das operative und strategische Grundstücks- und Gebäudemanagement. Die bestehenden (gesetzlichen) Beschlusskompetenzen des Bezirksamtes und der Bezirksverordnetenversammlung werden durch dieses Modell nicht beeinträchtigt.

Ziel des Modells ist es, die anfallenden Bewirtschaftungskosten objekt- und nutzflächenbezogen den jeweiligen Nutzern in Rechnung zu stellen. Im Weiteren soll der Werteverzehr durch die Nutzung der Immobilien nicht durch kalkulatorische Kosten, sondern durch real zu bildende und damit budgetwirksame Instandhaltungsrücklagen berücksichtigt werden.

Die Abteilungen des Bezirksamtes und ihre Ämter sind die Nutzer der Flächen und werden die Art und den Umfang der Nutzung ihrer Flächen selbst bestimmen. Eine Bewertung der Hauptnutzflächen nach der jeweiligen Nutzungsart wie bei einer Anmietung (Vermieter-Mieter-Modell) entfällt. Maßgeblich für die Höhe der jeweiligen Instandhaltungsrücklage ist der Zustand des jeweiligen Objektes. Die Nutzer können selbst bestimmen, welche Flächen sie vorhalten wollen und welche sie aufgeben wollen. Die Nutzer tragen die anteiligen Bewirtschaftungskosten direkt.

Das Eigentümer-Nutzer-Modell soll im Einzelnen auf folgenden Eckpunkten basieren:

I. Aufgaben und Rechte der Service-Einheit Facility-Management

Die SE Immobilenmanagement (= SE Im) ist u. a. der Verwalter des Eigentums von Berlin. Die SE Im vertritt den Eigentümer und ist berechtigt, Nutzungs- und Bewirtschaftungsverträge auszufertigen und abzuschließen.

Die SE Im überwacht die Einhaltung der Nutzungsverträge, beauftragt oder leistet selbst die notwendigen Bewirtschaftungsaufgaben. Die SE Im gewährleistet hierbei gegenüber ihren Nutzern die zugesagte Qualität. Die Nutzer sind zur Minderung ihrer Nutzungsentgelder berechtigt, wenn die zugesagte Leistung nach zweifacher schriftlicher Mahnung nicht erbracht wird. Ein Minderungskatalog ist dem FM-Ausschuss vorzustellen und von der BVV zu beschließen. Die SE Im erstellt einen jährlichen Bewirtschaftungsbericht über die zugesagten und erbrachten Leistungen. Der Bericht enthält ein Benchmarking im Vergleich der Abteilungen und Ämter und zu den anderen Bezirken.

Die SE Im stellt in Abstimmung mit den Nutzern jährlich einen Maßnahmenplan zur Sanierung und Instandhaltung der Gebäude auf. Die Prioritäten werden im Hauptausschuss beraten und der BVV als Beschlussempfehlung vorgestellt. Die Maßnahmen werden aus der objektbezogenen Instandhaltungsrücklage finanziert.

II. Aufgaben und Rechte der Nutzer

Die Nutzer zahlen ein monatliches Nutzungsentgelt, das sich aus einer Vorauszahlung für die laufenden Bewirtschaftungskosten und einer Instandhaltungsrücklage zusammensetzt. Damit wird eine wesentliche Forderung des modernen Managements erfüllt, indem der Nutzer auch der Zahler für die Inanspruchnahme der konkreten Nutzfläche ist (Äquivalenzprinzip). Die anteiligen Bewirtschaftungskosten werden einmal jährlich von der SE Im gegenüber ihren Nutzern abgerechnet. Ablesbare verbrauchsabhängige Kosten sollen nach den üblichen Methoden (Heizkostenverordnung) abgerechnet werden. Die übrigen Bewirtschaftungskosten sollen im Verhältnis der genutzten Hauptnutzfläche (= HNF) zu der gesamten Hauptnutzfläche ermittelt werden. Bei der jährlichen Abrechnung werden die Vorauszahlungen für die Bewirtschaftung den anrechenbaren Kosten gegenübergestellt. Einsparungen verbleiben somit in den Ämtern, Mehrverbräuche führen zu Nachzahlungen. Das Ergebnis der Abrechnungen bildet die Grundlage für die neuerlich festzulegenden Vorauszahlungen. Im Weiteren ist eine Instandhaltungsrücklage zu entrichten, die sich am Zustand des jeweiligen Gebäudes orientiert. Bevor die Instandhaltungsrücklage gesichert kalkuliert werden kann, sollen berlinweit gleiche Durchschnittsnettokaltmieten für bestimmte Gebäudetypen festgelegt werden. Diese Gebäudetypen sollen nach Art und Alter klassifiziert werden. Die Durchschnittsnettokaltmieten werden für einen Zeitraum von drei bis maximal fünf Jahren erhoben. Durch das digitale Flächenaufmaß der bezirklichen Immobilien und der dann möglichen Bestimmung des objektbezogenen Instandhaltungsbedarfs sollen die Durchschnittsnettokaltmieten durch objektbezogene Instandhaltungsrücklagen abgelöst werden.

Die Nutzer finanzieren ihre Vorauszahlungen für die laufenden Bewirtschaftungskosten aus den Mitteln der bisherigen A08-Titel und zu einem anderen Teil aus den Mitteln der baulichen Unterhaltung. Bewirtschaftungskosten sind alle periodisch anfallenden laufenden Kosten, die für die Bewirtschaftung der Gebäude notwendig sind. Hierunter fallen die Betriebskosten, Kleinreparaturen, Maßnahmen der Gefahrenabwehr und anteilige Verwaltungskosten. Es ist den Nutzern in den zu schließenden Nutzungsverträgen gestattet, als Nutzungsgegenstand nur die Flächen zu vereinbaren, die sie tatsächlich benötigen. Laufzeit und Mietflächen sind zwischen der SE Im und den Nutzern frei vereinbart. Leerstandsflächen und sämtliche Flächen, die nicht als Vermögensabgang verbucht werden können, werden zu den o. a. Konditionen bewertet und als Infrastrukturkosten auf alle externen Produkte verteilt. Dies gilt auch für alle übrigen Flächen, die nicht direkt zugerechnet werden können (z.B. für Repräsentativflächen).

III. Sondervermögen, Haushaltstitel und Produktauswirkungen

Der Haushaltstitel „Bauliche Unterhaltung“ wird zur Finanzierung der Instandhaltungsrücklage genutzt und fortan als Sondervermögen geführt. Die Immobilien selbst werden nicht in das Sondervermögen überführt. Ziel des Sondervermögens ist es, nicht verausgabte Finanzmittel der Instandhaltungsrücklage auf das nächste Haushaltsjahr zu übertragen und im Weiteren zu akkumulieren. Die Mittel der baulichen Unterhaltung sind hierbei aufzuteilen. Ein Teil ist für die laufenden Bewirtschaftungskosten zu verwenden (Wartungskosten und Gefahrenabwehr). Der übrige Teil dient der Substanzerhaltung der Immobilien. Die Höhe der Instandhaltungsrücklage soll sich ab dem 2. Jahr nicht mehr an den kalkulatorischen Wiederbeschaffungswerten orientieren, sondern sich anhand des konkreten Instandhaltungs- und Sanierungsbedarfs der einzelnen Immobilien bemessen. Hierzu wird von der SE Im eine Bedarfsplanung für die einzelnen Objekte erstellt.

Ziel der KLR ist es, sämtliche Kosten auf die externen Produkte zu verteilen. Das vorgenannte Modell soll dafür Sorge tragen, dass alle Produkte, die von einem Nutzungsvertrag in dem hier dargelegten Sinn erfasst sind, – analog einem Mietvertrag – ausschließlich mit budgetwirksamen Kosten belastet werden.

Begründung:

Der Punkt III.7. des vorliegenden Beschlusses benennt die Begründung für den gesamten Ansatz dieses Eigentümer-Nutzer-Modells. Die Diskussionen um die budgetunwirksamen Kosten und ihre Folgen für die Haushalte und die Entscheidungen der Bezirke in den letzten Jahren und die entsprechenden Auswirkungen zeigen deutlich die Notwendigkeit, andere Lösungen zu suchen.

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